コレポンとは？

コレポンとは英語の「Correspondence（コレスポンデンス）」の略称で、外国語（英語）を使って海外とやりとりをすることを指します。このコレポンも貿易事務のルーティンワークのひとつ。メールを使った連絡がメインとなるため、英語メールの書き方の基本を押さえスムーズなやりとりを心がけましょう。

英語メールの書き方

英語メールは「簡潔にわかりやすく」がポイントです。日本語メールにありがちな丁寧すぎる言い回しは避け、シンプルな構成で書きましょう。

メールの構成とポイント

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（件名）　

Notification of Shipment 　

———————–

（宛名）　

Dear Mr. Green,

（挨拶）　

Thank you for your strong support as usual.

（目的）　

We are pleased to inform you that the delivery has been

completed today as per your shipping instructions.

The cargo is scheduled to land Kobe around August 10th.

If you have any questions, please kindly let us know.

（締め）   

Thanks & Best regards,

――――――――――――――――――――――

件名（Subject Line）

メールの目的や内容がすぐに分かるよう、簡潔かつ具体的に書きます。

Request for ：～のお願い

Inquiry about ：～の問い合わせ

Confirmation of ：～の確認

Information regarding ：～に関する情報

宛名（To.）

宛名は「Dear 担当者名」で記載します。

名前が分からない場合は、To whom it may concern など

挨拶（Introduction）

状況に応じた挨拶文から書き出します。

例）

Thank you for your strong support as usual.

いつもお世話になっております。

Thank you very much for your e-mail.

ご連絡ありがとうございます。

I’m sorry for my late reply.

お返事遅くなり申し訳ありません。

初めてメールをする相手の場合は自分の名前・所属・会社名から書き出します。

例）

My name is Yamada, from ABC Corporation in charge of logistics in the Asia-Pacific region.

ABC社でアジア地区の物流担当を担当している山田と申します。

目的（Objective）

通知：～をお知らせします。

I am writing with reference to〜

Please be informed that〜

We are pleased to inform you that〜

We regret to inform you that〜

依頼：～をお願いします。

I am writing to ask you to〜

I’m wondering if you could〜

確認：～についてご確認をお願いします。

We are writing to confirm you that〜

緊急：急がせて申し訳ないのですが～

I am sorry to rush you, but〜

メールの締めくくり（Ending Remarks）

例）

If you have any questions, please do not hesitate to contact me.

何か不明な点がございましたら遠慮なくご連絡ください。

I look forward to hearing from you.

ご連絡をお待ちしております。

結びの言葉（Sign-off）

日本語の「敬具」に当たる部分です。

・Regards,

ビジネスメールで一般的

・Best,　　　　   

少しカジュアル

・Best regards,　

Bestよりも少しフォーマル

・Sincerely,　　 

少し古い表現だがビジネスメールでは一般的

まとめ

英語メールの基本を紹介しましたがいかがでしたか。日本語メールと構成は同じですが、日本語メールをそのままに翻訳してしまうことのないよう、英語メールのマナーを守って送るようにしましょう。